UBLKIT

Politique de confidentialité

Comment UBLKIT traite vos données

Dernière mise à jour : 2 novembre 2026

1. Qui nous sommes et nos rôles

Ulixes Consulting BV, Elegemstraat 186, 1700 Dilbeek, Belgique (BCE BE 0795.420.685) exploite ublkit.be, le convertisseur UBLKIT Online, l’application de bureau UBLKIT, l’API UBLKIT et la boutique de licences.

  • Responsable du traitement pour les données que vous nous donnez sur le site : demandes de téléchargement, achats de licence, messages de contact et comptes API.
  • Sous-traitant pour les factures que vous envoyez à UBLKIT Online ou à l’API : nous les traitons uniquement pour les convertir ou les afficher ; vous restez responsable de leur contenu.
  • Application de bureau : l’application traite vos factures localement, sur votre propre ordinateur. Elle ne nous envoie ni documents, ni données de facture, ni numéros de TVA, ni statistiques d’utilisation.

2. Quelles données nous traitons

  • Demandes de téléchargement : votre adresse e-mail, la langue, la date de la demande, si et quand le lien a été ouvert et le téléchargement lancé, le système choisi (Windows, Linux), ainsi que l’adresse IP et le navigateur utilisés.
  • Achats de licence : nom de l’entreprise, numéro(s) de TVA, adresse de facturation, pays, identifiant Peppol et référence de commande (facultatifs), adresse e-mail, la clé de licence émise, le statut du paiement et, pour les entreprises de l’UE hors Belgique, le résultat de la vérification du numéro de TVA dans le système VIES de la Commission européenne. Nous ne voyons jamais vos données de carte ou bancaires : les paiements sont gérés par Mollie.
  • Messages de contact : nom, e-mail, entreprise, téléphone (facultatif), votre message, et des données techniques utilisées contre le spam (adresse IP, navigateur, heure).
  • Comptes API (uniquement sur invitation) : nom, e-mail, mot de passe (stocké sous forme hachée), jetons API et compteurs d’utilisation.
  • Factures envoyées : fichiers envoyés à UBLKIT Online ou à l’API (UBL/XML, PDF), qui peuvent contenir des données personnelles de clients ou de fournisseurs.
  • Données techniques : journaux du serveur et adresses IP pour la sécurité et les performances.
  • Cookies : cookies essentiels ; cookies d’analyse ou de marketing uniquement avec votre consentement.

3. Pourquoi nous les traitons (bases légales)

  • Votre demande / le contrat : envoyer le lien de téléchargement demandé, vendre et livrer une licence, gérer votre compte API, convertir les fichiers que vous envoyez.
  • Intérêt légitime : savoir qui télécharge et essaie réellement UBLKIT (pour aider les utilisateurs et suivre l’évaluation de 30 jours), prévenir les abus et le spam, et sécuriser les services. Vous pouvez vous y opposer à tout moment.
  • Obligation légale : facturation, comptabilité et règles TVA (y compris la vérification VIES qui justifie l’autoliquidation).
  • Consentement : cookies non essentiels ; vous pouvez le retirer via la bannière cookies.

Nous n’utilisons pas votre adresse e-mail pour des newsletters ou de la publicité, et nous ne la vendons ni ne la partageons.

4. Utilisation des factures envoyées

Les fichiers envoyés sont traités uniquement pour produire le résultat demandé (UBL/XML ↔ PDF) ou pour les afficher. Les originaux ne sont pas modifiés et leur contenu n’est utilisé à aucune autre fin : pas d’analyse, pas de revente, pas d’entraînement.

5. Durée de conservation

  • Fichiers UBLKIT Online : supprimés automatiquement 28 jours après votre dernière activité ; vous pouvez les supprimer plus tôt vous-même.
  • Demandes de téléchargement : 12 mois, puis suppression automatique. Le lien lui-même expire après 7 jours et ne sert qu’à un seul téléchargement.
  • Achats de licence et données de facturation : aussi longtemps que l’exigent le droit comptable et fiscal belge.
  • Messages de contact : le temps nécessaire pour répondre et assurer le suivi ; les messages filtrés comme spam sont supprimés après 30 jours.
  • Comptes API : jusqu’à la clôture du compte.
  • Journaux techniques : une courte période pour la sécurité (en général jusqu’à 90 jours, plus longtemps seulement si une enquête l’exige).

6. Qui traite des données pour nous

Nous faisons appel aux sous-traitants suivants, sous contrat de traitement des données :

  • Hetzner Online (Allemagne) : hébergement du site et de la base de données.
  • Scaleway (France) : stockage des fichiers envoyés et des installateurs de l’application.
  • Mailgun (région UE) : envoi des e-mails, comme les liens de téléchargement et les clés de licence.
  • Mollie (Pays-Bas) : paiement des licences.
  • Commission européenne – VIES : vérification du numéro de TVA des entreprises de l’UE hors Belgique.

Les données sont stockées et traitées dans l’Union européenne. Nous ne vendons pas de données personnelles.

7. Sécurité

  • HTTPS partout ; les mots de passe et les liens personnels (liens de téléchargement, invitations) ne sont stockés que sous forme hachée.
  • L’accès à l’administration est limité et protégé par une authentification à deux facteurs.
  • Les fichiers sont stockés sous des identifiants impossibles à deviner et servis via des liens de courte durée.

8. Vos droits (RGPD)

Vous pouvez demander l’accès, la rectification, l’effacement, la limitation ou la portabilité de vos données, et vous opposer aux traitements fondés sur l’intérêt légitime (par exemple le suivi des téléchargements). Vous pouvez aussi introduire une plainte auprès de l’Autorité de protection des données belge ou de votre autorité locale.

9. Cookies et profilage

Les cookies essentiels font fonctionner le service (par exemple votre session et votre dossier de fichiers en ligne). Les cookies d’analyse ou de marketing ne sont utilisés qu’avec votre consentement préalable, que vous pouvez retirer via la bannière cookies ou les réglages de votre navigateur. Nous ne prenons aucune décision automatisée ayant un effet juridique.

10. Violations de données

Nous évaluons et limitons les incidents. Lorsqu’une violation de données personnelles présente un risque, nous en informons l’autorité de contrôle dans les 72 heures et les personnes concernées lorsque c’est requis (articles 33 et 34 du RGPD).

11. Enfants

Nos services s’adressent aux entreprises et aux professionnels, pas aux enfants.

12. Modifications

Nous mettons cette politique à jour lorsque nos services changent ; la date en haut indique la dernière version. Les changements importants sont annoncés sur le site ou par e-mail aux personnes concernées.

13. Contact

Questions ou demandes concernant vos données : info@ublkit.be. Autorité de contrôle : Autorité de protection des données (https://www.autoriteprotectiondonnees.be/).

Ulixes Consulting BV, Elegemstraat 186, 1700 Dilbeek, Belgique.