Privacyverklaring

1. Wie we zijn en onze rol

Ulixes Consulting BV, Elegemstraat 186, 1700 Dilbeek, België (KBO BE 0795.420.685) beheert ublkit.be, de omzetter UBLKIT Online, de UBLKIT desktop-app, de UBLKIT API en de licentiewinkel.

• Verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens die je ons op de website geeft: downloadaanvragen, licentieaankopen, contactberichten en API-accounts.
• Verwerker voor facturen die je naar UBLKIT Online of naar de API stuurt: we verwerken ze alleen om ze om te zetten of te tonen; jij blijft verantwoordelijk voor de inhoud.
• Desktop-app: de app verwerkt je facturen lokaal, op je eigen computer. Ze stuurt ons geen documenten, factuurgegevens, btw-nummers of gebruiksstatistieken.

2. Welke gegevens we verwerken

• Downloadaanvragen: je e-mailadres, de taal, de datum van de aanvraag, of en wanneer de link geopend en de download gestart werd, het gekozen systeem (Windows, Linux), en het gebruikte IP-adres en de browser.
• Licentieaankopen: bedrijfsnaam, btw-nummer(s), factuuradres, land, optioneel Peppol-ID en bestelreferentie, e-mailadres, de uitgegeven licentiesleutel, de betaalstatus en, voor EU-bedrijven buiten België, het resultaat van de controle van het btw-nummer in het VIES-systeem van de Europese Commissie. We zien nooit je kaart- of bankgegevens: betalingen verlopen via Mollie.
• Contactberichten: naam, e-mail, bedrijf, telefoon (optioneel), je bericht, en technische gegevens tegen spam (IP-adres, browser, tijdstip).
• API-accounts (alleen op uitnodiging): naam, e-mail, wachtwoord (gehasht opgeslagen), API-tokens en gebruikstellers.
• Verstuurde facturen: bestanden die je naar UBLKIT Online of de API stuurt (UBL/XML, PDF); ze kunnen persoonsgegevens van klanten of leveranciers bevatten.
• Technische gegevens: serverlogs en IP-adressen voor veiligheid en prestaties.
• Cookies: essentiële cookies; analyse- of marketingcookies alleen met je toestemming.

3. Waarom we ze verwerken (rechtsgronden)

• Je aanvraag / de overeenkomst: de gevraagde downloadlink sturen, een licentie verkopen en leveren, je API-account beheren, de bestanden die je stuurt omzetten.
• Gerechtvaardigd belang: weten wie UBLKIT echt downloadt en uitprobeert (om gebruikers te helpen en de evaluatie van 30 dagen op te volgen), misbruik en spam voorkomen, en de diensten veilig houden. Je kunt hiertegen altijd bezwaar maken.
• Wettelijke verplichting: facturatie, boekhouding en btw-regels (ook de VIES-controle die de verlegging van btw verantwoordt).
• Toestemming: niet-essentiële cookies; je kunt ze intrekken via de cookiebanner.

We gebruiken je e-mailadres niet voor nieuwsbrieven of reclame, en we verkopen of delen het niet.

4. Hoe we verstuurde facturen gebruiken

Verstuurde bestanden worden alleen verwerkt om het gevraagde resultaat te maken (UBL/XML ↔ PDF) of om ze te tonen. Originelen worden niet gewijzigd en hun inhoud wordt nergens anders voor gebruikt: geen analyse, geen doorverkoop, geen training.

5. Bewaartermijnen

• Bestanden in UBLKIT Online: automatisch verwijderd 28 dagen na je laatste activiteit; je kunt ze zelf eerder verwijderen.
• Downloadaanvragen: 12 maanden, daarna automatisch verwijderd. De link zelf verloopt na 7 dagen en werkt voor één download.
• Licentieaankopen en factuurgegevens: zolang de Belgische boekhoud- en fiscale wetgeving dat vereist.
• Contactberichten: zolang nodig om je vraag te beantwoorden en op te volgen; berichten die als spam gefilterd werden, worden na 30 dagen verwijderd.
• API-accounts: tot het account wordt afgesloten.
• Technische logs: een korte periode voor de veiligheid (meestal tot 90 dagen, langer alleen als een onderzoek dat vraagt).

6. Wie gegevens voor ons verwerkt

We werken met de volgende verwerkers, onder een verwerkersovereenkomst:

• Hetzner Online (Duitsland): hosting van de website en de database.
• Scaleway (Frankrijk): opslag van verstuurde bestanden en van de installatiebestanden van de app.
• Mailgun (EU-regio): versturen van e-mails, zoals downloadlinks en licentiesleutels.
• Mollie (Nederland): betaling van licenties.
• Europese Commissie – VIES: controle van het btw-nummer van EU-bedrijven buiten België.

Gegevens worden opgeslagen en verwerkt in de Europese Unie. We verkopen geen persoonsgegevens.

7. Beveiliging

• Overal HTTPS; wachtwoorden en persoonlijke links (downloadlinks, uitnodigingen) worden alleen gehasht opgeslagen.
• Toegang tot de beheeromgeving is beperkt en beveiligd met tweestapsverificatie.
• Bestanden worden opgeslagen onder niet te raden namen en aangeboden via links met een korte geldigheid.

8. Je rechten (AVG)

Je kunt inzage, verbetering, wissing, beperking of overdracht van je gegevens vragen, en bezwaar maken tegen verwerkingen op basis van gerechtvaardigd belang (bijvoorbeeld het opvolgen van downloads). Je kunt ook een klacht indienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit of je lokale autoriteit.

9. Cookies en profilering

Essentiële cookies laten de dienst werken (bijvoorbeeld je sessie en je map met online bestanden). Analyse- of marketingcookies worden alleen gebruikt met je voorafgaande toestemming, die je kunt intrekken via de cookiebanner of je browserinstellingen. We nemen geen geautomatiseerde beslissingen met rechtsgevolgen.

10. Datalekken

We beoordelen en beperken incidenten. Als een datalek een risico inhoudt, melden we het binnen 72 uur aan de toezichthouder en verwittigen we de betrokkenen wanneer dat vereist is (artikelen 33 en 34 AVG).

11. Kinderen

Onze diensten zijn bedoeld voor bedrijven en professionals, niet voor kinderen.

12. Wijzigingen

We werken deze verklaring bij wanneer onze diensten veranderen; de datum bovenaan toont de laatste versie. Belangrijke wijzigingen kondigen we aan op de website of per e-mail aan de betrokkenen.

13. Contact

Vragen of verzoeken over je gegevens: info@ublkit.be. Toezichthouder: Gegevensbeschermingsautoriteit (https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/).

Ulixes Consulting BV, Elegemstraat 186, 1700 Dilbeek, België.