Factur-X- en ZUGFeRD-facturen in België: wat ze zijn en hoe je ze leest of importeert

Sinds 1 januari 2026 wisselen Belgische bedrijven hun facturen uit als Peppol-e-facturen in het UBL-formaat. Maar veel facturen uit Frankrijk en Duitsland komen in een andere vorm binnen: een gewone PDF met een XML-bestand erin. Dat zijn Factur-X- en ZUGFeRD-facturen. Wat zijn het, waarom krijg je ze, en hoe krijg je ze in software die alleen UBL leest?

Een PDF voor mensen, een XML voor software

Factur-X (Frankrijk) en ZUGFeRD (Duitsland) gaan uit van hetzelfde idee en zijn sinds ZUGFeRD 2 technisch dezelfde standaard: een hybride factuur. Het is een PDF/A-3-bestand dat je opent en afdrukt zoals elke PDF, met een gestructureerd XML-bestand erin bijgevoegd (meestal factur-x.xml, of zugferd-invoice.xml in oudere bestanden). Die XML volgt de Europese norm EN 16931 in de CII-syntaxis (UN/CEFACT Cross Industry Invoice).

Eén bestand bevat dus twee versies van dezelfde factuur: het beeld voor de menselijke lezer en de gegevens voor de boekhoudsoftware. UBL, gebruikt door Peppol in België, bevat alleen de gegevens (soms met een PDF erbij als service).

Waarom Belgische bedrijven ze krijgen

België: sinds 1 januari 2026 moeten facturen tussen Belgische btw-plichtige bedrijven gestructureerde e-facturen zijn, in de praktijk Peppol BIS Billing 3.0 (UBL). Buitenlandse leveranciers zonder vestiging in België vallen niet onder die regel.
Frankrijk voert een eigen verplichting voor e-facturatie in, met Factur-X als een van de aanvaarde formaten naast UBL en CII.
Duitsland verplicht bedrijven sinds 2025 om e-facturen te kunnen ontvangen; ZUGFeRD (vanaf versie 2.0.1) en XRechnung zijn daar de gangbare formaten.

Een Franse of Duitse leverancier die al Factur-X of ZUGFeRD maakt, stuurt je vaak gewoon dat bestand. Voor je boekhoudsoftware, die UBL verwacht, is de PDF alleen een afbeelding: de gegevens erin worden niet gebruikt.

Hoe herken je ze?

Geopend in een PDF-lezer ziet een Factur-X-factuur eruit als elke andere PDF. Het verschil zit in de bijlage: de meeste PDF-lezers tonen die onder "Bijlagen" (een paperclip-icoon). Vind je daar een factur-x.xml of zugferd-invoice.xml, dan zitten de factuurgegevens erin.

Niet elk profiel is een volledige factuur. Factur-X en ZUGFeRD kennen verschillende detailniveaus: MINIMUM, BASIC WL, BASIC, EN 16931 en EXTENDED. De twee laagste niveaus bevatten geen factuurlijnen en zijn geen volledige e-facturen volgens de Europese norm.

Welk document geldt?

De hybride factuur zoals je ze ontving, PDF en XML samen, is de factuur. Zet je de gegevens om naar UBL om ze te importeren, dan is dat UBL-bestand een kopie voor import, geen nieuwe factuur van je leverancier. Bewaar het originele bestand en stuur de kopie niet door alsof het het origineel is.

Ze lezen en importeren met UBLKIT

Openen: de UBLKIT desktop-app opent een Factur-X- of ZUGFeRD-PDF als een e-factuur en toont de gegevens naast de PDF.
Controleren: UBLKIT vergelijkt de zichtbare PDF met de XML erin (te betalen bedrag, totaal, factuurnummer, IBAN) en waarschuwt als ze niet overeenkomen.
Uitpakken: bewaar de XML uit de PDF, voor één bestand of een hele map.
Omzetten voor import: maak een UBL-kopie van de factuur, met de originele PDF erin, voor software die alleen UBL leest. In de app, voor hele mappen, of via de opdrachtregel.
Online: voor af en toe een bestand maakt UBLKIT Online gratis de UBL-kopie van een Factur-X-PDF.

In de desktop-app gebeurt alles op je eigen computer: je facturen verlaten die nooit.