Factures Factur-X et ZUGFeRD en Belgique : ce que c’est et comment les lire ou les importer

Depuis le 1er janvier 2026, les entreprises belges échangent leurs factures sous forme de factures électroniques Peppol au format UBL. Mais beaucoup de factures venant de France et d’Allemagne arrivent sous une autre forme : un PDF d’apparence normale qui contient un fichier XML. Ce sont des factures Factur-X et ZUGFeRD. De quoi s’agit-il, pourquoi les recevez-vous, et comment les faire entrer dans un logiciel qui ne lit que l’UBL ?

Un PDF pour les personnes, un XML pour le logiciel

Factur-X (France) et ZUGFeRD (Allemagne) reposent sur la même idée et, depuis ZUGFeRD 2, sur le même standard : une facture hybride. C’est un fichier PDF/A-3 que vous ouvrez et imprimez comme n’importe quel PDF, avec un fichier XML structuré joint à l’intérieur (en général factur-x.xml, ou zugferd-invoice.xml dans les fichiers plus anciens). Ce XML suit la norme européenne EN 16931 dans la syntaxe CII (UN/CEFACT Cross Industry Invoice).

Un seul fichier contient donc deux versions de la même facture : l’image pour le lecteur humain et les données pour le logiciel comptable. L’UBL, utilisé par Peppol en Belgique, ne contient que les données (parfois avec un PDF joint par courtoisie).

Pourquoi les entreprises belges en reçoivent

Belgique : depuis le 1er janvier 2026, les factures entre entreprises belges assujetties à la TVA doivent être des factures électroniques structurées, en pratique Peppol BIS Billing 3.0 (UBL). Les fournisseurs étrangers sans établissement en Belgique ne sont pas soumis à cette règle.
La France met en place sa propre obligation de facturation électronique, avec Factur-X comme l’un des formats acceptés, à côté de l’UBL et du CII.
L’Allemagne impose depuis 2025 aux entreprises de pouvoir recevoir des factures électroniques ; ZUGFeRD (à partir de la version 2.0.1) et XRechnung y sont les formats courants.

Un fournisseur français ou allemand qui produit déjà du Factur-X ou du ZUGFeRD vous enverra souvent simplement ce fichier. Pour votre logiciel comptable, qui attend de l’UBL, le PDF n’est qu’une image : les données qu’il contient ne sont pas utilisées.

Comment les reconnaître

Ouverte dans un lecteur PDF, une facture Factur-X ressemble à n’importe quel autre PDF. La différence est la pièce jointe : la plupart des lecteurs PDF l’affichent sous « Pièces jointes » (icône de trombone). Si vous y trouvez un factur-x.xml ou un zugferd-invoice.xml, les données de la facture sont dedans.

Tous les profils ne sont pas des factures complètes. Factur-X et ZUGFeRD connaissent plusieurs niveaux de détail : MINIMUM, BASIC WL, BASIC, EN 16931 et EXTENDED. Les deux niveaux les plus bas ne contiennent pas les lignes de facture et ne sont pas des factures électroniques complètes au sens de la norme européenne.

Quel document fait foi ?

La facture hybride telle que vous l’avez reçue, PDF et XML ensemble, est la facture. Si vous convertissez ses données en UBL pour les importer, ce fichier UBL est une copie pour import, pas une nouvelle facture de votre fournisseur. Conservez le fichier original et n’envoyez pas la copie à d’autres comme s’il s’agissait de l’original.

Les lire et les importer avec UBLKIT

Ouvrir : l’application UBLKIT ouvre un PDF Factur-X ou ZUGFeRD comme une facture électronique et affiche ses données à côté du PDF.
Contrôler : UBLKIT compare le PDF visible avec le XML qu’il contient (montant à payer, total, numéro de facture, IBAN) et vous avertit en cas de différence.
Extraire : enregistrez le XML contenu dans le PDF, pour un fichier ou un dossier entier.
Convertir pour l’import : créez une copie UBL de la facture, avec le PDF original intégré, pour un logiciel qui ne lit que l’UBL. Dans l’application, pour des dossiers entiers, ou en ligne de commande.
En ligne : pour un fichier de temps en temps, UBLKIT Online crée gratuitement la copie UBL d’un PDF Factur-X.

Dans l’application de bureau, tout se passe sur votre propre ordinateur : vos factures ne le quittent jamais.